Come riconoscere un cliente da evitare? 

Siamo finalmente giunti all’ultima tappa di questo impegnativo trekking, dopo aver scalato e percorso irti sentieri, siamo quasi arrivati alla vetta: l’invio e l’accettazione di un preventivo efficace.

Come facciamo a tutelare il rapporto di collaborazione tra noi e il cliente ed evitare spiacevoli sorprese ad entrambe le parti? La risposta è molto semplice: un preventivo ad hoc. Noi consigliamo vivamente di far redarre al vostro amichevole legale di quartiere anche un contratto che accompagni il documento dell’offerta. Purtroppo questa è la parte meno creativa e più noiosa di questo lavoro, ma un preventivo chiaro e preciso può letteralmente salvarti le chiappe.

Come si redige un preventivo efficace? Oggi cerchiamo di individuare gli elementi fondamentali che secondo noi, non possono mancare in questo documento.

Data, numerazione e scadenza

Partiamo con ordine assegnando al preventivo una data ed un riferimento. Che sia un numero, una sigla, un qualsiasi codice progressivo che lo renda unico e ne agevoli la consultazione, gestione e archiviazione. Il nostro personale consiglio è quello di inserire anche una data di scadenza del preventivo: spesso questo elemento viene omesso, ma in realtà è un dato che può tutelarci in modo importante. Vi è mai capitato che un cliente voglia accettare un preventivo ormai non più valido a distanza di mesi? Inserire una data di scadenza vi farà risparmiare tempo Il mercato (questo 2022 lo conferma più che mai) è in continua evoluzione, i prezzi cambiano dall’oggi al domani. Non solo, potreste non offrire più lo stesso identico servizio/prodotto, o averne modificato le condizioni. Infine ricordiamoci che il tempo è prezioso e come noi ci siamo mostrati disponibili e rapidi verso la sua richiesta, anche il cliente dovrebbe dimostrare serietà e tempestività, rispondendo in tempi brevi.

Definizione dei ruoli: fornitore e cliente

È fondamentale esplicitare chi sono le due parti coinvolte, specificando chi assume il ruolo di fornitore e chi quello di cliente. Se si ha a che fare con un’azienda, è preferibile esplicitare chi è il referente che ci ha richiesto il preventivo. In ogni caso, i dati necessari di entrambe le parti sono: Nome e cognome, ragione sociale, partita IVA/Codice Fiscale, indirizzo e un recapito. Questi dati sono fondamentali anche per la stipulazione di un contratto, oltreché del preventivo efficace.

Definizione del servizio/prodotto

Una volta finita la parte di intestazione, si procede con la descrizione delle attività per cui stiamo redigendo l’offerta. Questa parte è abbastanza discrezionale, ovvero possiamo descrivere ampiamente le attività che andremo a realizzare o essere più sintetici utilizzando elenchi e schemi. L’importante è essere chiari, precisi e comprensibili. Il consiglio è di limitarsi ad utilizzare termini tecnici quando è necessario e quando l’interlocutore è in grado di comprenderle. Per quello che ci riguarda, spieghiamo in modo semplice ma professionale qual è lo scopo delle attività proposte, aggiungendo poi una parte più schematica con elencate e specificate le singole attività “tecniche”.

Definizione del prezzo e delle condizioni

Dopo aver esplicitato le attività, occorre definirne il prezzo. In caso di più attività, si possono inserire i costi singoli oppure inserire un unico prezzo per un pacchetto di servizi. Noi specifichiamo sempre che i nostri pacchetti hanno prezzi vantaggiosi rispetto ai prezzi delle attività singole. I nostri clienti difficilmente hanno bisogno di lavorazioni spot, e noi stessi valutiamo bene quali e quante attività sono necessarie per il raggiungimento degli obiettivi.
In ogni caso, se acquistare un servizio ha un prezzo vantaggioso rispetto ad un altro, evidenziatelo sempre, in modo tale che il cliente sappia quali sono le condizioni per accedere ad uno sconto. Infine se il progetto lo prevede, è bene esplicitare fin da subito i costi extra non inclusi nella vostra offerta, che possono essere servizi terzi o servizi aggiuntivi che il cliente potrebbe richiedere in futuro.

Termini di pagamento e consegna

Andando avanti è bene definire le condizioni e i termini di pagamento. Specificare il mezzo di pagamento (es. bonifico), e i termini come pagamento anticipato, ricezione fattura, a 30/60/90 giorni e così via. Per quanto riguarda le tempistiche invece, è importante specificare i termini di consegna. Noi cerchiamo di essere il più precisi possibile, specificando quali sono le condizioni per garantire la consegna stimata: consegna di materiali da parte del clienti, fornitori terzi, ecc.. Informate il cliente sulle condizioni dell’inizio lavori: nel nostro caso si tratta di ricezione dei materiali (se necessario), firma e accettazione del preventivo e ricezione dell’acconto.
Concludo dicendo che farsi pagare l’acconto è sicuramente la cosa in assoluto più importante per tutelarsi. L’acconto deve essere il vostro migliore amico. Non fidatevi di chi dice che non esistono clienti che pagano in anticipo: posso confermarvi per esperienza personale che c’è chi ci ha pagato anche intere lavorazioni in anticipo. Un cliente che storce il naso su una richiesta di acconto è sicuramente un cliente da cui scappare a gambe levate!